NordvestBo

Minskar kostnaderna för underhåll och reparationer med 40 %

Chef för dansk bostadsrättsförening

Minskar kostnaderna för underhåll och reparationer med 40 %

NordVestBO var redan både effektiva och kostnadsmedvetna. Ändå fanns det överraskande stora besparingar att göra med elektronisk avflyttningsbesiktning och professionella anbud.

Att kunna göra saker och ting på ett effektivt sätt utan att det går ut över kvalitet, stabilitet och ekonomi, det är målsättningen för NordVestBO, som är en sammanslutning av de allmännyttiga bostadsföretagen Boligselskabet Sct. Jørgen, Holstebro och Arbejdernes Andelsboligforening, Struer.

När kollegor i branschen berättade om upp till 40 % besparingar på avflyttning och en återbetalningstid på ett par år blev styrelsen övertygad om att digitalisering var vägen framåt. NordVestBO valde eseebase för att stå för både digitalisering och anbud på underhållsuppgifterna. ”Vi hade precis kommit igång och hade just infört elektroniska avrop, så digital avflyttningsbesiktning låg nära till hands och eseebase vann upphandlingsdelen” berättar Anders Vestergaard, som är chef för NordVestBO.

Avsätt resurser redan från början

De 3 500 hyresobjekten delades in i fyra mindre delar, som i tur och ordning mättes upp och digitaliserades. En heltidsmedarbetare fick ansvaret för att leda projektet säkert i mål. ”Ett gott råd till andra som står inför ett digitaliseringsprojekt är att budgetera med interna resurser för att driva projektet. Att involvera avdelningarna, samarbeta med eseebase och säkra intern förståelse för projektet tar tid.

Det var en stor fördel att vi redan från starten hade en dedikerad resurs i huset” berättar Anders Vestergaard.

Skepsis kom på skam

De finansiella besparingarna är i dag en realitet och uppväger till fullo att projektet krävde både tid och inkörning under de inledande faserna. Faktiskt förväntade sig Anders Vestergaard inte att NordVestBO skulle göra fullt så stora besparingar. ”Vi hade ju hört från andra som vi att det fanns pengar att spara. Och eseebase presenterade oss för ett både attraktiv och trovärdigt företagsfall. Ändå var jag litet skeptisk och tänkte, ahhh… gäller det även för oss? Vi hade redan bra avtal och rimliga priser. Men det måste jag säga att ja, det gäller även för oss! Vi sparar i dag ända upp emot 45 % på våra avflyttningar” berättar Anders Vestergaard.

”Samlat sätt har avdelningarna sparat mellan 2 och 2,5 miljoner om året på avflyttningar – och till det kommer besparingarna för de boend.”

Anders Vestergaard
Chef, NordvestBO

Samma goda kvalitet

När underhållsuppgifterna skickades ut på upphandling var NordVestBO spända på hur det skulle påverka kvaliteten på återställnings- och rengöringsarbetet i samband med avflyttningar. ”Man kommer nog inte ifrån litet krångel när man som vi byter leverantör för ca 3500 uthyrningsobjekt. I starten hade vi en del arbete med att stämma av kvaliteten på arbetet, men det har varit värt besväret och i dag har vi samma goda kvalitet som tidigare men till en bråkdel av kostnaden” värderar Anders Vestergaard.

Nästa anbud i trygga händer

NordVestBO står snart inför att påbörja nästa upphandlingsrunda. Även om det är först om ett år har de redan haft ett inledande möte med eseebase om det kommande upphandlingen. ”Vi är inte stora nog för att det ska vara meningsfullt för oss att ha en egen upphandlara, så det känns bra att veta att eseebase har kontroll på både timing och förlopp. Det var också en av anledningarna till att vi valde dem från början. Jag tror att många kan göra både uppmätningar och digitalisering, men just det där med att hantera upphandlingsdelen efteråt, det är där jag alltså tycker att eseebase är speciella” avslutar Anders Vestergaard.

Utmaning

Med målsättningen att säkra minimala hyreshöjningar utan att kompromissa med kvaliteten är Nordvest Administration alltid på jakt efter optimeringsmöjligheter. Digitala avrop var redan en del av vardagen men effektiviseringspotentialen var större.

Lösning

Elektronisk avflyttningsbesiktning och professionella anbudsrundor blev nästa steg mot ökad effektivitet. I fyra mindre områden uppmättes och digitaliserades alla lägenheter och underhållsuppgifterna lades ut på upphandling, baserat på exakta mängd- och åtgärdsangivelser.

Resultat

Investeringen har tjänats in och i genomsnitt har kostnaderna för en avflyttning minskat med 40 %. Dessutom är hela avflyttningsprocessen automatiserad, vilket som en bonus sparar tid för administrationen – helt i linje med den gällande effektiviseringsdagsordningen och de offentliga kraven.

NordVestBO är en sammanslutning av de allmänna bostadsföretagen, Boligselskabet ”Sct. Jørgen”, Holstebro och Arbejdernes andelsboligforening, Struer.

Antal lägenheter: 3 500 hyresobjekt.

Webbsida: www.nv-adm.dk

Anders Vestaargaard, Chef för dansk bostadsrättsförening