Mariagerfjord Kommune

Överblick och skarpa upphandling har givit stora besparingar efter digitaliseringen

Chef för dansk bostadsrättsförening

”Vi ville bli ännu bättre på att inhämta upphandling”

Digitalisering af ældreboligområdet tegner til både at give besparelser og optimeret drift, vedligehold og organisatorisk overblik i Mariagerfjord Kommune.

Vi gick efter erfarenheten

Valet av leverantör föll på eseebase, som vid den tiden inte hade stor erfarenhet med kommunala lösningar: ”eseebase lyssnade från allra första mötet. Dialogen var öppen och ärlig och det var precis vad vi sökte efter, att i samarbete skapa en win-win-lösning.”

Vi ville få noggrann överblick

Kommunalt Ejendomscenter i Mariagerfjord Kommune står för det utvändiga underhållet av samtliga kommunala byggnader – totalt 230 000 m2. Till detta kommer underhållet av tekniska installationer och driften av rådhusbyggnaderna. 50 000 m2 av den samlade arealen utgör i dag äldrebostadsområdet, fördelat på 535 lägenheter samt gemensamhets- och service-upphandla.

”Vi vill bli ännu bättre på att inhämta upphandla i samband med in- och avflyttning. För att få en noggrann överblick över väggytorna som ska målas och golvytorna som ska slipas och få bättre priser” säger Jan B. Severinsen, chef för Kommunalt Ejendomscenter i Mariagerfjord Kommune. ”De bättre priserna kommer de berörda till godo.

“vi ville bli ännu bättre på att ta in upphandling“

Jan B. Serverinsen
Chef för kommunalt Ejendomscenter, Mariagerfjord Kommune

Tillsammans med bra anbudspriser ville Kommunalt Ejendomscenter ha ett verktyg för att optimera underhållsplanerna inom sitt befintliga FM-system.

Avtalet ingicks 2015 då digitaliseringsprocessen också inleddes: – Vi har i första omgången valt huvudprodukten, för tillfället utan köp av digital avsyningsmodul. För att säkra oss att alla detaljer och interna processer fungerar till fullo. För tillfället har processen visat minst en härledd positiv effekt: – Vi har fått vår interna workflow analyserad, vilket har visat att besöksavdelningen satt inne med administrativa uppgifter i samband med avflyttning, som de gärna ville bli av med. De uppgifterna har nu lagts ut på vårdcentras administrativa personal, som har den direkta kontakten med medborgarna.

När huvudprodukten är fullt implementerad vill Kommunalt Ejendomscenter integrera den digitala besiktningsfunktionen. ”Man kan lätt föreställa sig digitalisering av andra delar av våra områden.

Systemet är mycket konkret när det gäller in- och avflyttning, men man kan lätt föreställa sig schablonen överförd till andra delar” säger Jan B. Severinsen.

Utmaning

Med digitaliseringen har Kommunalt Ejendomscenter fått en detaljerad överblick över underhållet av sina totalt 535 äldrebostäder. Nästa steg i processen blir att utnyttja överblicken för att säkra kommunen ännu bättre priser vid upphandling i samband med in- och avflyttning.

Lösning

I nära dialog och samarbete med Kommunalt Ejendomscenter har eseebase utvecklat en 3D BIM-modellering inriktad på krav och behov som stöder kommunal digital drift.

Resultat

Utöver grunden för att säkra besparingar genom upphandling på underhåll säkrar eseebase-lösningen även överblick för att skapa bättre underhållsplaner – och därmed potentiellt ge ytterligare besparingar. Implementeringen har dessutom givit anledning till analys och förbättring av kommunens interna workflow.

Kommunalt Ejendomscenter i Mariagerfjord Kommune står för det utvändiga underhållet av samtliga kommunala byggnader – totalt 230 000 m2. Till detta kommer underhållet av tekniska installationer och driften av rådhusbyggnaderna.

50 000 m2 av den samlade arealen utgör i dag äldrebostadsområdet, fördelat på 535 lägenheter samt gemensamhets- och service-arealer.

Webbsida: www.mariagerfjord.dk.

Jan B. Severinsen, chef för Kommunalt Ejendomscenter