Fyns Almennyttige Boligselskab

Digitalisering sparar pengar och tid för Fyns Almännyttiga Bostadsbolag

Chef för dansk bostadsrättsförening

Digitalisering sparar pengar och tid för Fyns Almännyttiga Bostadsbolag

Det var de också när de skulle välja leverantör för den förestående digitaliseringen av sina 8 700 lägenheter. De visste av erfarenhet att det var en tung uppgift som inte alla kunde klara.

”Vi hade startat med en lokal arkitekt som vi redan hade ett nära samarbete med. Vi fick bara ömsesidigt erkänna att vi inte klarade av uppgiften. Vi behövde en leverantör som hade bandbredd nog till ritningsdelen och som samtidigt kunde säkra kopplingen till vårt IT-system” berättar Jens Svane, som är teknisk chef för Fyns Almännyttiga Bostadbolag (FAB).

Efter möten med flera möjliga leverantörer och inhämtande av referenser kvarstod eseebase som det rätta valet för FAB. Samarbetet startade 2013 då de första avdelningarna digitaliserades som en del av ett pilotprojekt. Därefter har den samlade fastighetsportföljen delats in i 8 mindre delar, där den största delen i dag är digitaliserad.

Gradvis tillvänjning

Uppdelningen i mindre delar och den gradvisa digitaliseringen har visat sig vara det helt rätta tillvägagångssättet för FAB. Att genomgå en digitalisering och arbeta med koordinerad upphandling som en del av processen är inte bara en praktisk åtgärd, utan i lika hög grad ett förändringsprojekt.

”Det görs många ändringar inom vårt område under de här åren och vi lägger vikt vid att det ska vara tryggt för den enskilde. Flera medarbetare var oroliga för hur omläggningen av besiktningsprocessen skulle påverka deras egen arbetsdag och samarbetet med de lokala hantverkarna. Med indelningen i mindre delar säkrar vi en gradvis tillvänjning” berättar Jens Svane.

Stärkt samarbete

På kontoret i Odense sitter två tekniska assistenter. De är superanvändare av e-Syn och är involverade rid uppstart, när de enskilda avdelningarna påbörjar driften. Det har stärkt samarbetet med avdelningarna och givit dem en bredare kunskap om fastighetsportföljen. Samtidigt betyder digitaliseringen att de i dag kan hämta ritningar och korrekta mått direkt i systemet, när de exempelvis står inför mindre ombyggnadsuppgifter.

För fastighetsförvaltarna på de olika avdelningarna betyder de nya arbetsflödena litet längre tid med avflyttningsbesiktningen ute i lägenheten, men i den samlade administrationen hämtas tiden in. ”Vi använder kanske 5 % mer tid på själva besiktningen ute i lägenheten, men det sparar vi in många gånger om, i alla andra led av avflyttningen” bedömer Jens Svane. 

”Vi har en fin besparing i kronor och ören och våra leverantörer får fortfarande en förnuftig intäkt.

Det är en win-win-situation!!”

Jens Svane
Teknisk chef, Fyns Almennyttige Boligselskab

Bättre service till nya boende

Ritningarna används också på FAB´s hemsida, där nya boende kan se de enskilda lägenheterna. Hänvändelserna till kundservice är mer målriktade än tidigare och många frågor hittar användarna själva svar på, direkt på hemsidan. Bättre information och överblick för nya boende betyder färre frågor och kundservice kan snabbare och lättare hantera förfrågningar.

Vi sparar pengar – hur är det med er?

För Jens Svane var det inte bara viktigt att medarbetarna i FAB var trygga med förändringarna. En bostadsrättsförening med 1 200 besiktningar om året har ett omfattande nätverk av samarbetspartner, som också påverkas. Jens Svane har därför hållit möten där alla leverantörer har haft möjlighet att bli uppdaterade och ställa frågor om exempelvis anbudsprocessen. Efter det att FAB har satt igång driften av den samlade lösningen har det också varit viktigt för Jens Svane att följa upp med leverantörerna:

”Eftersom priserna ligger fast och allt körs elektroniskt sparar både de och vi tid. De enskilda hantverkarna vet hur många uppgifter de kan förvänta sig. Vi gör en bra besparing i kronor och ören och våra leverantörer får fortfarande en förnuftig intäkt. Det är en win-win-situation!”, avslutar Jens Svane.

Utmaning

Fyns Almennyttige Boligselskab önskade att effektivisera arbetsprocessen med avsyn vid frånflytt.  I projektet startade man med en lokal arkitekt som fick uppgiften att mäta och digitalisera samtliga lägenheter, projektet avbröts efter ett tag pga. brister i projektets framskridande.

Lösning

Efter genomgång av möjliga leverantörer på marknaden för digitalisering och 3D modellering, valde FAB att inleda samarbete med eseebase för digitalisering av samtliga lägenheter, byggnader och utomhusarealer.

Resultat

Avsyningsprocessen är i dag automatiserad. Avsyn av lägenheten tar något längre tid, men besparingar som genereras för återställandet, gör att avsyningsfunktionär direkt presenterar ev. kostnader för hyresgästen, som direkt kan godkänna vilket sparar tid och minskar kostnader. Vid godkända åtgärder, kan direkt en rekvisition skapas vilket sparar ytterligare tid i administration.

Fyns Almennyttige Boligselskab administrerar lägenheter, radhus, tvåfamiljshus och friliggande hus.

Antal lägenheter: 8 700 lägenheter fördelade på 90 bostadsavdelningar på hela Fyn.

Webbsida: www.fabbo.dk

Jens Svane, Teknisk chef, Fyns Almennyttige Boligselskab