Frederikshavn boligforening

Frederikshavn Boligforening Danska allmännyttiga Bostadsbolag sparar kostnaderna för underhåll och reparationer med 20 %

Chef för dansk bostadsrättsförening

Frederikshavn Boligforening skär ner kostnaderna för avflyttning med 20 %

Tillfredsställelsen över glada hyresgäster, mer effektiva arbetsflöden och markanta besparingar överskuggar nästan det faktum att digitaliseringsförloppet var “nästan irriterande professionellt.”

Avsätt en intern resurs

Jesper Nymark, som är driftschef i Frederikshavn Boligforening, pustar fortfarande ut efter ett förlopp som har krävt en del uppmärksamhet, eftersom han själv åtog sig uppgiften som koordinator. Hans tydliga budskap till andra är att resultatet är mödan värd, men att det är viktigt att avsätta tid internt.

”Arbetet med att samla in ritningar, sluta avtal med boende om stickprovsmätningar och säkra ett bra överlämnande till eseebase tar tid. De är superstrukturerade, så det är inte svårt, men mitt råd till andra som är på väg att sätta igång är att de ska avsätta en intern resurs för uppgiften.”

Många timmars ritarbete

När Frederikshavn Boligforening skulle välja leverantör var valet av eseebase nästan givet, eftersom vi både är specialister inom området och har bra priser. Det räckte dock inte med bästa arbete till bästa pris.

”Det ligger många timmar i allt det ritarbete de skulle göra för oss och det är därför man får mer för pengarna med eseebase. Vi säkrade oss på förhand att allt görs under ordnade förhållanden” berättar Jesper Nymark.

Nästan irriterande professionellt

Uppmärksamheten på detaljerna avspeglar sig i eseebases mycket grundliga insamlande av information i starten. Ett förlopp som Jesper Nymark upplevde som krävande under tiden, men som han kan se det fulla värdet av idag.

Eva, Mikkel och Martin

Nära samarbete om registrering och mätning av alla detaljer är en förutsättning för en framgångsrik digitaliseringsprocess. Jesper Nymarkbetonar att det har varit konstigt för honom alltid samma människor från esaebase han hade kontakt med. ”Eva, Mikkel och Martin har varit guld värda för oss. Eftersom de kommer så nära bliver det mycket Lätt at prata tillsammans, och de vet nästan våra avdelningar är bättre än vi själra gör. Det var en super service att vi har haft ett sådant engagerat lag kring oss ”, tillägger Jesper Nymark.

”Deras professionalism och erfarenhet från tidigare projekt betydde att inget överlämnades åt slumpen. De var så noggranna att det nästan blev irriterande, men i dag kan jag mycket väl se varför: Allt fungerar perfekt! ”

Jesper Nymark
Driftschef, Frederikshavn bostadsrättsförening

Från decentraliserat till centralstyrning

Både för de boende, för medarbetarna ute på de olika avdelningarna och för de administrativa medarbetarna på huvudkontoret är det en omställning att gå från decentraliserad styrning till centralstyrning. I dag ligger avflyttningsbesiktningen hos tre medarbetare som täcker alla fastigheter. Det gör dem till experter på just den delen och de kan leda den enskilda boende säkert genom besiktningen.

”De boende är mycket nöjda med att allt kan klaras av på plats. Och utöver att vi sparar pengar på underhåll avflyttningarna, effektiviserar det vårt arbete betydligt att hela avflyttningsbesiktningen nu körs digitalt” avslutar Jesper Nymark.

Utmaning

Frederikshavn Boligforening skulle spara 8 % och var tvungna att vända på varje sten för att uppfylla kravet, som för deras del betydde 8 miljoner kronor om året. Decentraliserad drift av de 3 500 bostäderna var ett hinder för projektet.

Lösning

I samband med ett beslut om att centralisera driften beslöt sig Frederikshavn Boligforening för att digitalisera den samlade fastighetsportföljen och samtidigt göra besparingar via upphandling av underhålloch renovering i samband med avflyttning.

Resultat

Kostnaderna för återställning har minskat med 20 – 25 % och de 700 årliga avflyttningsbesiktningarna, som förut utfördes av de enskilda avdelningarna, administreras i dag centralt av tre besiktningsansvariga. Det är ännu för tidigt att sätta siffror på de administrativa besparingarna.

Frederikshavn Boligforening administrerar och underhåller radhus, etagevåningar, gårdshus och ungdomsbostäder på Nordjylland.

Antal lägenheter:

3500 hyresobjekt

Webbsida: www.frederikshavnboligforening.dk