FællesBo

Digitalisering ger stora besparingar för FællesBo

Chef för dansk bostadsrättsförening

Det finns besparingar att hämta för alla med digitaliserade system

Efter drygt åtta år med digitala kvantiteter från eseebase har FællesBo i Herning uppnått imponerande stora besparingar – ekonomiskt och resursmässigt. På underhåll och reparationer vid avflytning hamnar den årliga besparingen idag på mer än 50 % . I år utökar FællesBo digitaliseringen med ännu ett område: Utvändiga fasader.

Digitalisering, upphandling och elektronisk avflytning

Det har hänt mycket sedan den administrativa sidan av en avflyttning var en omständlig och utdragen process. Där en målare mätte rummen i lägenheten och lämnade ett anbud som FællesBo per brev meddelade som förslag till hyresgästen som skulle flytta.

”Vi visste att processen krävde översyn och effektivisering.Exempelvis avseende att skicka ut måleriarbetet i ett koordinerad upphandling för att få bättre priser, till fördel för våra hyresgäster” säger Kaj Mortensen, administrativ chef i FællesBo.

Därför var han och företaget särskilt positivt inställda, när eseebase 2008 erbjöd FællesBo att bli en del av ett pilotprojekt med syfte att pröva det nyutvecklade och innovativa digitaliserade systemet för avflyttning. I detta sammanhang mättes 400 av FællesBos totalt 5 000 hyreslägenheter upp ända till golvlistnivå och den samlade uppgiften lades ut på anbud. Trots barnsjukdomarna som löpande tacklades och reddes ut blev pilotprojektet en stor framgång.

”En koordinerad upphandling gav bättre priser och därför blev kostnaderna för återställning lägre. Samtidigt betydde digitaliseringen att fastighetsskötaren med en surfplatta i handen på plats i samband med avflyttningen kan ge hyresgästen det samlade priset för avflyttningen. Därmed sparade vi också administrativa resurser på avflyttningen i organisationen” berättar Kaj Mortensen.

eseebases digitalisering av avflyttning implementerades efter de första besparingarna i hela FællesBos fastighetsportfölj.

Inga klagomål sedan digitaliseringen

”Sedan digitaliseringen har vi inte haft ett enda klagomål i hyresgästernas klagonämnd på grund av kostnader för återställning. Systemet ger överblick på plats och full förståelse för avflyttningspriset för hyresgästerna, som samtidigt i ett mycket tidigare skede känner till sin del av kostnaden för normalåterställningen. Det är en stor tillfredsställelse för hyresgästerna och naturligtvis även för oss” säger Gitte Bjerregaard, uthyrningschef hos FællesBo.

”Allmänt sett är våra erfarenheter så giltiga att jag vågar påstå att det finns besparingar att hämta för alla med digitaliserade system..”

Kaj Mortensen
Administrativ chef, FællesBo

Med de många positiva erfarenheterna ingick FællesBo 2012 avtal med eseebase om digitalisering av bostadsföretagets utomhusarealer. Som inomhus i lägenheterna betydde det en minutiös digital registrering av allt från arealen gräsmattor, häckar, rabatter, antalet buskar och träd över stenlagda ytor – ända ned till löpmeter kantsten.

”Man använde den samlade överblicken för att skapa en ny intern och mycket mer effektiv struktur för drift och underhåll av utomhusarealerna. Fastighetsskötarna i hela företaget samarbetar i dag tvärs över avdelningarna om uppgifterna. Dessutom har vår maskinpark uppdaterats så att den motsvarar och effektiviserar uppgifterna. Det har skapat samlade effektiviseringar, besparingar och ökad boendedemokrati: Vi känner till det korrekta kostnaderna och kan genast meddela det, om en avdelning exempelvis behöver fler dagar för snöröjning, om gräset ska klippas oftare eller liknande.Det väljer de själva ibland”, säger Kaj Mortensen.

Utomhus-digitalisering

De tidigare, framgångsrika digitaliseringsprocesserna följer FællesBo 2017 upp med ett nytt projekt: All utvändig drift och underhåll ska effektiviseras. I första omgången med ett pilotprojekt som omfattar 602 lägenheter. Här ska samtliga fasad- och takytor registreras och sparas digitalt.

”Det ger oss åter möjlighet till ett koordinerad upphandling för alla utvändiga uppgifter – och därmed besparingar på drift, underhåll och återställning”, säger Kaj Mortensen.

Utmaning

Avflyttningsprocessen krävde översyn och effektivisering. Exempelvis i jämförelse med att skicka ut måleriarbetet i ett samlad upphandling för att få bättre priser, till fördel för våra hyresgäster.

Lösning

Utöver invändig digitalisering av underhållet håller FællesBo på med digitalisering och därmed effektivisering av utvändig drift och underhåll. I första omgången med ett pilotprojekt som omfattar 602 lägenheter. Här ska samtliga fasad- och takytor registreras och sparas digitalt.

 

Resultat

Hos FællesBo har kostnaderna  för underhåll rid avflyttning i dag i genomsnitt minskat med mer än 50 %.Systemet har givit oss överblick och insikt i avflyttningsprocessen. Efter digitaliseringen har FællesBo inte haft ett enda klagomål hos Hyresgästernas klagonämnd på grund av kostnader för återställning.

Samtidigt kan FællesBo använda sin fullständiga överblick för att uppskatta och budgetera mycket mer exakt när det gäller underhållsplaner – och exempelvis behovet av att byta fönster eller tak i en avdelning.

Bättre budgetar ger optimeringar hela vägen genom organisationen, bedömer Kaj Mortensen, som under de senaste åtta åren har inbjudits till alla delar av landet för att berätta om FællesBos erfarenheter som Danmarks första digitaliserade bostadsorganisation.

Källa, diagram: FællesBo

Fællesbo administrerar allmänna lägenheter fördelade över hela Hernings kommun. En blandning av familje-, student-, och seniorbostäder.

Antal lägenheter:

5 000 uthyrningsobjekt

Webbsida: www.fællesbo.dk